無断キャンセル対策していますか?3つの仕組みを作る

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治療院を開業していくと必ず出くわす問題として、無断キャンセルがあります。予約でやっている美容院なども深刻な問題だと思います。

「なんだよ~来ないよ」

それだけで終わっていませんか?

ちゃんと無断キャンセル対策しないと後で痛い目にあいますよ。

キャンセルは売り上げはもちろん、先生のモチベーションに影響してくるのでしっかり対応しましょう。

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The end of Summer is cancelled – Sorry!! | paul sandham

無断キャンセルの原因は

具体的な数字は算出していませんが、実感としては「忘れていた」「時間を勘違いしていた」この理由が80%、90%だと感じます。
残りは連絡がつかず理由がわからない場合です。

人は忘れる生き物です。
診察券に時間を記載してお渡ししても、勘違いや忘れる患者さんは出てしまいます。

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無断キャンセル対策

理由は色々ありますが、無断キャンセルを無くすためには、事前に予約時間を伝える必要があります。

1,予約表を渡す

次回予約を施術後に取っていただく事がほとんどですよね。
ちゃんと予約表や診察券は渡していますか?

最近はスマホでスケジュール管理されている患者さんも多いです。
◯月◯日◯時~

ちゃんと入力されていますが、入力を間違えているかもしれません。

後々トラブルを防ぐためにも絶対予約表は渡してください。

万が一トラブルになっても間違っていたのが先生なのか、患者さんなのか予約表があれば確認できます。

2,事前に連絡をしておく

悪い人では無いけど、いつも予約を忘れてしまう。遅刻を繰り返す人いませんか?

半分は先生に原因がありますよ。
ちゃんと患者さん教育を徹底しないとダメです。

私は過去に遅刻が多い患者さんをお断りした事があります。
天狗になっている訳では無く、苦渋の決断です。

遅刻対策のために、予約枠は余裕をもっていますが、対応できないほど遅れられると他の患者さんに迷惑がかかります。
それでお断りしました。

なんども予約を忘れる人には事前に連絡をしておきます。

電話かメールで「明日は予約日ですよ」と伝えましょう。

3,電話番号メールアドレス取得を徹底する

電話番号は携帯電話番号を取得するようにしましょう。

なぜならば、

  • 無断キャンセルなどの緊急性がある時は携帯電話じゃ無いと連絡がつき辛い。
  • 留守電にならなくても着信履歴が必ず残る。
  • メールアドレスがあると留守電と同じようにメッセージをお伝えできます。

時間を勘違いされていると大変です

なぜ、「携帯電話やメールで連絡を取るのか?」その理由は、時間や曜日を勘違いされていると対応できないからです。

1人で開業すると施術は当然ながら1人ずつしかできないはずです。

勘違いで来院されても予約枠が空いていれば良いのですが、空いていない場合は帰っていただくしかありません。

これを防ぐために連絡を取らなければなりません。

先生のためにもなるし、患者さんのためにも徹底する必要があります。

後日連絡を取る

メールアドレスがあれば便利ですが、メールアドレスが無ければハガキを1枚出しましょう。

過去に通院途中に交通事故に遭ってしまい、入院されていた患者さんがいました。
ハガキを出して、ご家族から連絡をいただきました。

ここまでしても連絡が取れない患者さんは大人としての常識が疑われる人です。
先生の治療院には不向きな方なので来院してもらわない方が良いです。

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